Datenschutz
Informationspflicht Art. 13 und 14 Kundendaten und Interessentendaten
Wir möchten Sie darüber informieren, wie wir mit Ihren personenbezogenen Daten umgehen und welche Rechte Ihnen gemäß der Europäischen Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) zustehen. Die Verantwortung für die Datenverarbeitung liegt bei der Organisation Zirkel GmbH (im Folgenden “wir” oder “uns” genannt).
Verantwortlichkeiten
Verantwortlich für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:
Zirkel GmbH
Richard Fröhlich
Kasseler Straße 40 – 46
36391 Sinntal
Deutschland
Telefon: +49 9741-93703330
E-Mail: info@zirkel-filter.com
Allgemeine Hinweise zu den Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung
„Personenbezogene Daten“ sind alle Informationen, die sich auf eine bestimmte Person beziehen. Wir verarbeiten diese Daten in Übereinstimmung mit den anwendbaren Datenschutzgesetzen, insbesondere der DSGVO und des BDSG. Wir dürfen personenbezogene Daten nur verarbeiten, wenn eine gesetzliche Erlaubnis vorliegt.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur mit Ihrer Zustimmung, um einen Vertrag mit Ihnen abzuschließen oder um auf Ihre Anfrage im Zusammenhang mit einer potenziellen Geschäftsbeziehung zu reagieren, zur Erfüllung gesetzlicher Verpflichtungen oder zum Schutz unserer berechtigten Interessen, sofern dies nicht Ihre Interessen oder grundlegenden Rechte und Freiheiten beeinträchtigt, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern.
Speicherdauer der personenbezogenen Daten
Wir speichern Ihre Daten nur so lange, wie es für die Erreichung des Zweckes der Verarbeitung oder zur Erfüllung unserer vertraglichen oder gesetzlichen Pflichten erforderlich ist, sofern sich aus den nachfolgenden Hinweisen nichts anderes ergibt. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten können sich aus handels- oder steuerrechtlichen Vorschriften ergeben. Nach Ablauf des Kalenderjahres, in dem wir die Daten erhoben haben, werden wir personenbezogene Daten, die in unseren Buchhaltungsunterlagen enthalten sind, für zehn Jahre und personenbezogene Daten, die in Geschäftsbriefen und Verträgen enthalten sind, für sechs Jahre aufbewahren. Weiterhin werden wir Daten im Zusammenhang mit nachweispflichtigen Einwilligungen sowie Reklamationen und Forderungen für die Dauer der gesetzlichen Verjährungsfristen aufbewahren. Für Werbezwecke gespeicherte Daten werden gelöscht, wenn Sie der Verarbeitung zu diesem Zweck widersprechen.
Verarbeitung bei der Ausübung Ihrer Rechte
Sofern Sie Ihre Rechte gemäß den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO ausüben möchten, werden wir die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten verarbeiten, um diese Rechte umzusetzen und um den Nachweis hierüber erbringen zu können. Wir werden die zur Auskunftserteilung und Vorbereitung gespeicherten Daten ausschließlich für diesen Zweck und für Zwecke der Datenschutzkontrolle verarbeiten und ansonsten die Verarbeitung gemäß Artikel 18 der DSGVO beschränken.
Diese Verarbeitungen basieren auf der Rechtsgrundlage des Artikels 6 Absatz 1 Buchstabe c der DSGVO in Verbindung mit den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO und § 34 Absatz 2 des BDSG.
Rechte der betroffenen Person
Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) garantiert jeder betroffenen Person bestimmte Rechte in Bezug auf ihre personenbezogenen Daten. Dazu gehören:
Das Recht auf Auskunft: Jede betroffene Person hat das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob personenbezogene Daten verarbeitet werden und auf Auskunft über diese Daten sowie auf weitere Informationen und Kopien dieser Daten.
Das Recht auf Berichtigung: Jede betroffene Person hat das Recht, die unverzügliche Berichtigung unrichtiger personenbezogener Daten zu verlangen.
Das Recht auf Löschung („Recht auf Vergessenwerden“): Jede betroffene Person hat das Recht, die unverzügliche Löschung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung: Jede betroffene Person hat das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen.
Das Recht auf Datenübertragbarkeit: Jede betroffene Person hat das Recht, die sie betreffenden personenbezogenen Daten, die sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten.
Das Widerspruchsrecht: Jede betroffene Person hat das Recht, aus Gründen, die sich aus ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung sie betreffender personenbezogener Daten, die aufgrund von Art. 6 Abs. 1 lit. e oder f DSGVO erfolgt, Widerspruch einzulegen. Sofern durch uns personenbezogene Daten über die betroffene Person zum Zweck der Direktwerbung verarbeitet werden, kann die betroffene Person gegen diese Verarbeitung gem. Art. 21 Abs. 2 und Abs. 3 DSGVO Widerspruch einlegen.
Den Widerspruch richten Sie bitte schriftlich an:
Zirkel GmbH
Kasseler Straße 40 – 46
36391 Sinntal
Mail: datenschutz@zirkel-filter.com
Die betroffene Person hat ferner das Recht, sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren, wenn sie der Ansicht ist, dass die Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten gegen die DSGVO verstößt.
Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist: Der Hessische Datenschutzbeauftragte
Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten
Verarbeitungsrahmen, Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung der folgenden Zwecke erforderlich ist:
- Erfüllung von vertraglichen Verpflichtungen (Bestell-, Auftrags- Zahlungsabwicklung, Rechnungsstellung)
- Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten erfolgen zur Erfüllung des Geschäftszwecks wie vorvertragliche Maßnahmen (z.B. zur Erstellung von Angeboten, Bearbeitung von Anfragen)
- Geschäftskontakt aufrecht zu erhalten und zur Information des Geschäftspartners zu neuen Produkten und Dienstleistungsangeboten
- Rechtliche Verpflichtung zur Verarbeitung (z.B. aufgrund steuerrechtlicher Vorgaben)
- Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen
- Aufzeichnung von Online-Meetings zur späteren Analyse
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken ist / sind
- Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 7 DSGVO)
- Gesetzliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
- Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Quellen der personenbezogenen Daten
Die gespeicherten Daten wurden im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses und für die Vertragsanbahnung sowie einzelner Aufträge erhoben, bzw. sie sind im Rahmen der Geschäftsverbindungen und Geschäftsanbahnung entstanden. Die Speicherung der Daten erfolgt zur Erfüllung und Abwicklung der uns erteilten Aufträge sowie der handels- und steuerrechtlichen Dokumentations- und Archivierungspflichten z.B.: Erfassung aus Eingaben im ERP-System, Signaturen aus E-Mail und Dokumenten. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt insoweit auf der Grundlage von Artikel 6 Abs. 1, lit. b, c, f EU-DS-GVO.
Sofern personenbezogene Daten nicht direkt von der betroffenen Person erhoben werden, ist der Verantwortliche verpflichtet, die betroffene Person über die Quellen dieser Daten zu informieren.
- Erhoben beim Betroffenen
- Technischbedingte, automatische Übertragung
- Vom Betroffenen
Kategorien der personenbezogenen Daten
Sofern personenbezogene Daten nicht direkt von der betroffenen Person erhoben werden, ist der Verantwortliche verpflichtet, die betroffene Person über die Kategorien der betreffenden Daten zu informieren.
- Kontaktdaten
- Kommunikationsdaten
- Kundennummer
- Name
- Abrechnungs- und Zahlungsdaten
- Anschrift
- Auftrags- und Vertragsdaten
- Meeting-Metadaten
- Protokolldaten
- Text-, Audio- und Videodaten
Berechtigte Interessen
Die Angabe der “berechtigten Interessen” des Verantwortlichen oder des Dritten, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verfolgt werden, bezieht sich auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
- Unternehmensinteresse
Speicherdauer
Wir informieren Sie über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer.
- 10 Jahre: Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen, Handels- und Geschäftsbücher, Aufzeichnungen, Arbeitsanweisungen, Organisationsunterlagen, Rechnungen und Buchungsbeleg (HGB, AO, EStG, KStG, GewStG, UStG, AktG, GmbHG, GenG)
- 30 Jahre: Vollstreckbare Titel
- 6 Jahre: Handels- und Geschäftsbriefe sowie sonstige Unterlagen (HGB, BGB)
Mögliche Folgen der Nichtbereitstellung
Die Bereitstellung personenbezogener Daten durch die betroffene Person kann auf gesetzlicher oder vertraglicher Grundlage verlangt werden oder für den Abschluss eines Vertrags erforderlich sein. Es kann auch eine gesetzliche Verpflichtung bestehen, die Daten zur Verfügung zu stellen.
Die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten könnte zu den folgenden Auswirkungen führen:
- Der Vertrag kann nicht ordnungsgemäß erfüllt werden. Rechtliche Verpflichtungen können nicht garantiert werden.
Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Es werden keine automatisierten Verfahren von Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO oder andere Profiling-Maßnahmen Art. 4 Nr. DSGVO eingesetzt.
Datenempfänger Empfänger der personenbezogenen Daten außerhalb der Organisation
Artikel 4 Absatz 9 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) definiert den Begriff “Empfänger” als “die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder jede andere Stelle, der personenbezogene Daten übermittelt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht”.
- Webseitenprovider
- IT-Dienstleister
- Software-Anbieter
- Entsorgungsunternehmen
- Banken
- Steuerbehörden
- Steuerberater
- Gericht
- Rechtsanwalt
- Strafverfolgungsbehörden
- Microsoft Corporation
Allgemeine Informationen für die Datenübermittlung in Drittländer
Im Rahmen unserer Datenverarbeitungen kann es vorkommen, dass bestimmte personenbezogene Daten in Länder übermittelt werden, in denen die EU-Datenschutz-Grundverordnung (EU-DSGVO) nicht geltendes Recht ist (sog. Drittländer). Eine solche Übermittlung ist nur zulässig, wenn die Europäische Kommission festgestellt hat, dass in dem betreffenden Drittland ein angemessenes Datenschutzniveau gewährleistet ist. Liegt ein solcher Angemessenheitsbeschluss der Europäischen Kommission nicht vor, dürfen personenbezogene Daten nur dann in ein Drittland übermittelt werden, wenn geeignete Garantien nach Art. 46 DSGVO vorliegen oder eine der Voraussetzungen des Art. 49 DSGVO erfüllt ist.
Sofern im Folgenden nichts anderes angegeben ist, verwenden wir für die Übermittlung personenbezogener Daten in Drittländern als geeignete Garantien die EU-Standarddatenschutzklauseln. Die betroffene Person hat das Recht, eine Kopie dieser EU-Standarddatenschutzklauseln zu erhalten oder diese einzusehen. Zu diesem Zweck wird empfohlen, sich an die unter Verantwortlichkeiten angegebenen Kontaktdaten zu wenden.
Soweit die betroffene Person in die Übermittlung personenbezogener Daten ausdrücklich einwilligt, erfolgt die Übermittlung auf der Rechtsgrundlage des Art. 49 Abs. 1 lit. a DSGVO.
Übermittlung der Daten an ein Drittland oder internationale Organisation mit Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission
Eine Übertragung personenbezogener Daten in ein Land außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder an eine internationale Organisation ist zulässig, wenn die Europäische Kommission festgestellt hat, dass das betreffende Land, das betreffende Gebiet oder ein oder mehrere spezifische Sektoren innerhalb dieses Landes oder die betreffende internationale Organisation ein angemessenes Schutzniveau gewährleisten.
Wir übermitteln personenbezogene Daten an folgende Empfänger außerhalb der Europäischen Union (EU) und des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) für die ein Angemessenheitsbeschluss existiert:
- Microsoft Corporation (Vereinigte Staaten von Amerika)
Aktualität und Änderung dieser Informationspflicht gemäß Art. 13 und Art. 14 DSGVO
Diese Informationspflicht zum Datenschutz ist aktuell gültig und hat den Stand 25.04.2024
Aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Informationen zu ändern
Informationspflicht Art. 13 und 14 Lieferantendaten
Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten
Verarbeitungsrahmen, Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung der folgenden Zwecke erforderlich ist:
- Begründung, Durchführung und Beendigung von Dienstleistungsverträgen
- Begründung, Durchführung und Beendigung von Kaufverträgen
- Aufforderung zur Abgabe eines Angebots
- Geschäftskontakt aufrecht zu erhaltena
Kategorien der personenbezogenen Daten
Sofern personenbezogene Daten nicht direkt von der betroffenen Person erhoben werden, ist der Verantwortliche verpflichtet, die betroffene Person über die Kategorien der betreffenden Daten zu informieren.
- Kommunikationsdaten
- Abrechnungs- und Zahlungsdaten
- Auftrags- und Vertragsdaten
- Meeting-Metadaten
- Protokolldaten
- Text-, Audio- und Videodaten
- Bestell- und Lieferdaten
Berechtigte Interessen
Die Angabe der “berechtigten Interessen” des Verantwortlichen oder des Dritten, die mit der Verarbeitung personenbezogener Daten verfolgt werden, bezieht sich auf Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.
- Geschäftskontakt aufrecht zu erhalten und zur Information des Geschäftspartners zu neuen Produkten und Dienstleistungsangeboten
Informationspflicht Art. 13 und 14 Bewerber
Information über die Verarbeitung personenbezogener Daten
Verarbeitungsrahmen, Zweck und Rechtsgrundlage für die Verarbeitung
Zweck der Verarbeitung
Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, soweit dies zur Erfüllung der folgenden Zwecke erforderlich ist:
Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings und Videokonferenzen
Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung personenbezogener Daten von Bewerbern erfolgen zur Durchführung sowie Abwicklung des Bewerbungsverfahrens und der Beurteilung, inwieweit eine Eignung für eine betreffende Stelle vorliegt.
Die Verarbeitung Ihrer Bewerberdaten ist erforderlich, um über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses entscheiden zu können.
Rechtsgrundlage
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu den oben genannten Zwecken ist / sind
- Beschäftigungsverhältnis (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, § 26 BDSG-neu, Art. 88 DSGVO)
- Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, Art. 7 DSGVO)
Quellen der personenbezogenen Daten
Die gespeicherten Daten wurden im Rahmen unseres Vertragsverhältnisses und für die Vertragsanbahnung sowie einzelner Aufträge erhoben, bzw. sie sind im Rahmen der Geschäftsverbindungen und Geschäftsanbahnung entstanden. Die Speicherung der Daten erfolgt zur Erfüllung und Abwicklung der uns erteilten Aufträge sowie der handels- und steuerrechtlichen Dokumentations- und Archivierungspflichten z.B.: Erfassung aus Eingaben im ERP-System, Signaturen aus E-Mail und Dokumenten. Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt insoweit auf der Grundlage von Artikel 6 Abs. 1, lit. b, c, f EU-DS-GVO.
Sofern personenbezogene Daten nicht direkt von der betroffenen Person erhoben werden, ist der Verantwortliche verpflichtet, die betroffene Person über die Quellen dieser Daten zu informieren.
- Erhoben beim Betroffenen
- Technischbedingte, automatische Übertragung
- Vom Betroffenen
- Headhunter
- Arbeitsagentur / Jobcenter
Kategorien der personenbezogenen Daten
Sofern personenbezogene Daten nicht direkt von der betroffenen Person erhoben werden, ist der Verantwortliche verpflichtet, die betroffene Person über die Kategorien der betreffenden Daten zu informieren.
- Adressdaten
- Kontaktdaten
- Kommunikationsdaten
- Name
- Qualifikationen
- Staatsangehörigkeit
- Zeugnisse
- Meeting-Metadaten
- Protokolldaten
- Text-, Audio- und Videodaten
- Bisherige Tätigkeiten
- Fragebögen
- Freiwillige Angaben
- Interviews
- Bewerber Foto
- Religiöse Zugehörigkeit
Speicherdauer
Wir informieren Sie über die Dauer, für die die personenbezogenen Daten gespeichert werden oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien für die Festlegung dieser Dauer.
- 6 Monate nach Eingang sofern keine Einstellung erfolgt
Mögliche Folgen der Nichtbereitstellung
Die Bereitstellung personenbezogener Daten durch die betroffene Person kann auf gesetzlicher oder vertraglicher Grundlage verlangt werden oder für den Abschluss eines Vertrags erforderlich sein. Es kann auch eine gesetzliche Verpflichtung bestehen, die Daten zur Verfügung zu stellen.
Die Nichtbereitstellung der personenbezogenen Daten könnte zu den folgenden Auswirkungen führen:
- Der Vertrag kann nicht ordnungsgemäß erfüllt werden.
Automatisierte Entscheidungsfindung und Profiling
Es werden keine automatisierten Verfahren von Entscheidungen nach Art. 22 DSGVO oder andere Profiling-Maßnahmen Art. 4 Nr. DSGVO eingesetzt
Datenempfänger Empfänger der personenbezogenen Daten außerhalb der Organisation
Artikel 4 Absatz 9 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) definiert den Begriff “Empfänger” als “die natürliche oder juristische Person, Behörde, Einrichtung oder jede andere Stelle, der personenbezogene Daten übermittelt werden, unabhängig davon, ob es sich bei ihr um einen Dritten handelt oder nicht”.
- Webseitenprovider
- IT-Dienstleister
- Software-Anbieter
- Entsorgungsunternehmen
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